Audit usklađenosti s GDPR-om: Detaljan vodič

S obzirom na visoke financijske kazne, Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) motivirala je tvrtke i organizacije da pomno procjene svoje prakse obrade podataka i mjere zaštite privatnosti. Sveobuhvatna revizija usklađenosti s GDPR-om pruža sigurnost da ispravno ispunjavate svoje pravne obveze prema regulativi. Također, identificirati ćete sve nedostatke u usklađenosti koje je potrebno ispraviti.

Što je revizija usklađenosti s GDPR-om?

Revizija usklađenosti s GDPR-om je temeljit, neovisan pregled i procjena aktivnosti obrade podataka, politika, procedura, informacijskih sustava i kontrola neke organizacije. Cilj je utvrditi jesu li ti elementi usklađeni s raznim zahtjevima i načelima GDPR-a.

Konzultanti sa specijaliziranim stručnim znanjem o zakonima o zaštiti podataka metodično pregledavaju i provjeravaju usklađenost s člancima GDPR-a i ključnim temama kao što su:

  • Usklađenost s temeljnim načelima zaštite podataka utvrđenim u regulativi, uključujući zahtjeve za smanjenje količine prikupljenih i obrađenih osobnih podataka, ograničavanje svrha obrade, pravovremeno brisanje informacija koje više nisu potrebne i slično.
  • Konkretna zakonska opravdanja na kojima se temelji obrada osobnih podataka, kao što su privola, ugovorna nužnost, legitimni poslovni interesi, pravne obveze i drugi temelji.
  • Zaštita prava ispitanika prema GDPR-u, uključujući pravo na pristup vlastitim podacima, ispravljanje netočnosti, ograničavanje ili prigovor na obradu te zahtjev za brisanjem informacija.
  • Procedure transparentnosti poput informacijskih obavijesti, mehanizama privola i procedura za odgovaranje na zahtjeve pojedinaca.
  • Mjere zaštite podataka ugrađene u sustave, poslovne procese i razvoj proizvoda.
  • Procedure dubinske analize za dijeljenje podataka s vanjskim pružateljima usluga i partnerima.
  • Mehanizmi prijenosa podataka korišteni za slanje osobnih podataka izvan Europskog gospodarskog prostora sukladno GDPR-u.
  • Implementirane mjere osiguranja povjerljivosti, cjelovitosti i dostupnosti osobnih podataka kroz organizacijske i tehničke mjere.
  • Politike, procedure i planovi pripravnosti za obavještavanje o povredama podataka.
  • Struktura upravljanja privatnošću, interni model odgovornosti i uloge i odgovornosti povezane s usklađenošću s GDPR-om u cijeloj organizaciji.
  • Programi osposobljavanja o GDPR-u i inicijative za podizanje svijesti u tvrtki.

Rezultat revizije je izvještaj koji identificira utvrđene nedostatke, ističe probleme prema ozbiljnosti ili kriteriju rizika i, što je najvažnije, daje provedive preporuke za poboljšanje politika, procedura, sustava, procesa i kontrola kako bi se ispravili nedostaci i postigla usklađenost sa zahtjevima GDPR-a. Kontinuirane revizije usklađenosti u periodičnim intervalima pomažu potvrditi provedbu korektivnih mjera i neprekidno unaprjeđenje programa zaštite privatnosti.

Zašto su revizije usklađenosti s GDPR-om važne?

Iako revizije usklađenosti s GDPR-om svakako zahtijevaju vrijeme, resurse i posvećenost, donose značajne koristi:

  • Provjeravaju je li program usklađenosti s GDPR-om organizacije učinkovit ne samo u teoriji na papiru, već i u stvarnoj praksi u svim poslovnim jedinicama i aspektima poslovanja.
  • Revizije usklađenosti pomažu otkriti nedostatke, rizike, ranjivosti i slabe točke sustava prije regulatora i potencijalnih napadača.
  • Pružaju sigurnost vodstvu tvrtke, klijentima, partnerima i dobavljačima da se zaštita podataka i privatnost ozbiljno shvaćaju.
  • Revizije pomažu u određivanju prioriteta dodjeljivanja resursa za rješavanje najkritičnijih utvrđenih rizika i problema povezanih s privatnošću.
  • U mnogim regijama one ispunjavaju zakonske zahtjeve za periodičnom procjenom kontrola i praksi usklađenosti s GDPR-om.
  • Proaktivne samo-procjene smanjuju vjerojatnost provedbe mjera nadzornih tijela i visokih kazni otkrivanjem problema u ranijoj fazi.
  • Izgrađuju internu stručnost jer djelatnici tvrtke uče o zahtjevima usklađenosti s GDPR-om zajedno s iskusnim revizorima.

Ukupno gledano, unatoč potrebnim ulaganjima, revizije usklađenosti s GDPR-om donose golemu vrijednost u pripremi organizacija da izdrže regulatorne provjere i izbjegnu potencijalno vrlo visoke financijske kazne. One demonstriraju predanost zaštiti podataka uz otkrivanje prilika za unaprjeđenje.

Proces i najbolje prakse revizija usklađenosti s GDPR-om

Kvalitetna revizija usklađenosti s GDPR-om slijedi jasno definirani proces koji obuhvaća planiranje, terenski rad, izvještavanje i praćenje:

U fazi planiranja revizori usko surađuju s organizacijom kako bi utvrdili ciljeve, opseg, vremenski raspored, potrebnu dokumentaciju, dionike s kojima će se obaviti razgovori, logistiku i sve ostale elemente potrebne za početak revizije.

Faza terenskog rada uključuje prikupljanje detaljnih dokaza o praksama usklađenosti od strane revizora kroz aktivnosti poput razgovora s ključnim osobljem, izravnog promatranja procesa, uzorkovanja podataka i postavki sustava te opsežnog pregleda politika, procedura, ugovora, izvještaja i druge dokumentacije.

Zatim, u fazi izvještavanja revizori analiziraju stanje, detaljno dokumentiraju sve otkrivene probleme rangirane prema ozbiljnosti ili kriterijima rizika i daju praktične preporuke za poboljšanje kontrola usklađenosti.

Konačno, u fazi kontinuiranog praćenja organizacija marljivo provodi preporučena poboljšanja politika, procedura, sustava, procesa i kontrola na osnovi preporuka i plana aktivnosti iz revizorskog izvještaja.

Vodeće prakse za optimizaciju revizija usklađenosti s GDPR-om uključuju uzorkovanje na osnovi rizika, analizu temeljnih uzroka, usporedbu s priznatim standardima i partnerskim organizacijama i dubinsko testiranje tehničkih kontrola. Najučinkovitije revizije razmatraju program usklađenosti s GDPR-om na holistički način umjesto jednostavnog provjeravanja stavki s kontrolnog popisa.

Partnerstvo sa stručnjacima

S obzirom na opsežan trud i vrlo specijalizirano stručno znanje potrebno u područjima kao što su zakoni o zaštiti podataka, revizija, kibernetička sigurnost i prakse zaštite podataka, partnerstvo s kvalificiranim konzultantima poboljšava učinkovitost i pouzdanost procjena usklađenosti s GDPR-om.

Tim tvrtke Vision Compliance sastoji se od profesionalaca s dubokim iskustvom u provođenju revizija usklađenosti s GDPR-om, savjetovanju o strategijama zaštite privatnosti, implementaciji rješenja za podatke i podršci pravnoj sukladnosti. Opseg i metodologiju revizije prilagođavamo jedinstvenim praksama obrade podataka, infrastrukturi i okruženju rizika svakog klijenta. Naša izvješća o reviziji s jasnim preporukama pružaju uvide koji organizacijama trebaju da transformiraju usklađenost s GDPR-om iz troška u stratešku priliku.

Spremni pripremiti svoj program za uspjeh revizije usklađenosti s GDPR-om? Zakažite savjetovanje s našim timom još danas.

Share This:

Facebook
WhatsApp
Twitter
Email